Privacy – Informativa sul Trattamento dei Dati Personali
ai sensi dell’art. 13 del General Data Protection Regulation – Reg. UE 2016/679 (“Regolamento”)
(“Privacy Policy”)
1. Dati Personali Trattati
- Per la negoziazione, l’instaurazione e la gestione e l’adempimento del rapporto contrattuale con il fornitore e/o con il cliente, il Titolare del trattamento tratta dati personali del fornitore e/o del cliente, in particolare di persone fisiche allo stesso collegate che includono: nome completo, ruolo ricoperto, dati di contatto (telefonico, e-mail, indirizzo fisico), e potenzialmente altri dati necessari o utili alla gestione, anche fiscale, dei rapporti con il fornitore e/o con il cliente. Ciascun soggetto con cui il Titolare si interfaccia dichiara di essere autorizzato o di avere comunque il potere di trasmettere lecitamente al Titolare i dati personali – propri e di altre persone fisiche connesse al fornitore e/o cliente – necessari per l’instaurazione, gestione e svolgimento del contratto in essere tra il Titolare e fornitore e/o cliente.
2. Categorie Particolari di Dati Personali
- Per la negoziazione, l’instaurazione e la gestione del rapporto contrattuale con il fornitore e/o con il cliente, il Titolare non tratta dati sensibili (ovvero quelli riguardanti il credo religioso, l’appartenenza sindacale, le preferenze sessuali e gli altri indicati dall’art. 9 del Regolamento – oppure dati relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10 del Regolamento). Qualora si rendesse necessario trattare dati di questo tipo di dati personali, richiederemo preventivamente il consenso dell’interessato.
3. Finalità del Trattamento e sua Liceità
- Il Titolare nel rispetto dei principi di correttezza, liceità e trasparenza, raccoglie potenzialmente i dati personali per la gestione del rapporto con il fornitore e/o con il cliente, nelle fasi precontrattuali e contrattuali, per le finalità e sulla base delle condizioni di liceità di seguito indicate.
| FINALITÀ | BASE GIURIDICA | |
| a. | Gestione ed esecuzione degli obblighi pre-contrattuali e contrattuali discendenti dal contratto con il fornitore e/o con il cliente, incluso a titolo esemplificativo e non esaustivo la gestione dell’archivio anagrafiche e i contatti per la definizione di ordini e altri accordi commerciali. | Trattamento ammesso in quanto necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso – art. 6.1.(b) del Regolamento. |
| b. | Adempimento degli obblighi legali (i.e. elaborazione e archiviazione dei documenti contabili (es. fatture) relativi al rapporto con il fornitore e/o con il cliente e le comunicazioni e gli altri adempimenti a cui il Titolare è soggetta in forza delle normative nazionali e internazionali relative, a titolo esemplificativo, alla materia fiscale, tributaria, amministrativo-contabile ed antiriciclaggio. | Trattamento ammesso in quanto necessario per adempiere ad un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento – art. 6.1.(c) del Regolamento. |
| c. | Attività di marketing diretto attraverso l’invio di comunicazioni o materiale (es. tramite e-mail, newsletter, SMS o altro) rispetto a prodotti/servizi simili a quelli già prestati dal Titolare al cliente, o comunque notizie di interesse rispetto alle attività svolte dal Titolare (es. partecipazione a fiere, lancio di nuovi prodotti, avviso su chiusure temporanee per festività). | Trattamento ammesso in quanto necessario per il perseguimento di un legittimo interesse del titolare del trattamento – art. 6.1.(f) del Regolamento. Il legittimo interesse del titolare del trattamento viene individuato nella promozione della propria attività mediante marketing diretto così come nel corretto e completo svolgimento delle proprie attività nei confronti della clientela – si veda il Considerando n. 47 del Regolamento. |
4. Necessità o Facoltatività del Trattamento
- Il conferimento dei dati personali da parte del fornitore e/o del cliente, in particolare delle persone fisiche ad esso collegate, è necessario al fine dell’instaurazione, gestione ed esecuzione del rapporto contrattuale con il Titolare. L’eventuale rifiuto di fornirli in tutto o in parte può dar luogo all’impossibilità per il Titolare di far sorgere o dare esecuzione al contratto, o di svolgere correttamente tutti gli adempimenti connessi al contratto.
- Il conferimento dei dati personali da parte del cliente/fornitore, o delle persone fisiche ad esso collegate, per le finalità di cui al punto 3.1.c. è facoltativo. Il cliente/fornitore può richiedere che il trattamento descritto al punto 3.1.c. venga cessato, senza che ciò incida negativamente sulla possibilità per il Titolare di far sorgere o dare esecuzione al contratto, o di svolgere correttamente tutti gli adempimenti connessi al contratto.
5. Categorie di Destinatari
- I dati personali potranno essere comunicati, in stretta relazione alle finalità sopra indicate, ai seguenti soggetti o categorie di soggetti:
- Persone fisiche autorizzate per iscritto dal Titolare ai sensi dell’art. 29 del Regolamento in ragione dell’espletamento delle loro mansioni lavorative (es. dipendenti con funzioni amministrative, commerciali, di supporto tecnico, etc.);
- professionisti e società di servizi per l’amministrazione e gestione del Titolare che operino per conto del Titolare per sue finalità interne (es. studi di commercialisti, consulenti);
- soggetti, enti, autorità a cui sia obbligatorio comunicare i dati degli interessati in forza di disposizioni di legge e di ordini delle Autorità;
- altri collaboratori o consulenti esterni (es. i consulenti legali);
- clienti e/o fornitori del Titolare, nei casi in cui sia necessario per l’esecuzione dei contratti in essere.
- Per quanto riguarda l’art. 5.1.b) e d)., il Titolare si impegna ad affidarsi a soggetti che prestino garanzie adeguate circa la protezione dei dati, con loro nomina – ove possibile – quali responsabili del trattamento come prevista dall’art. 28 del Regolamento.
6. Trasferimento dei Dati
I dati personali sono trattati in Paesi appartenenti allo Spazio Economico Europeo (SEE) e non vengono trasferiti ad organizzazioni internazionali.
7. Modalità del Trattamento
- I dati personali sono custoditi presso gli archivi del Titolare e sono trattati con modalità cartacee e informatiche, ferma l’adozione delle idonee misure di sicurezza per evitare trattamenti illeciti.
- Il trattamento è improntato ai principi di minimizzazione, correttezza e trasparenza. Saranno trattati solo i dati personali necessari per le finalità descritte e anche all’interno dell’organizzazione del Titolare saranno accessibili solo a quegli addetti coinvolti nelle attività necessarie per le finalità descritte.
8. Termine di Conservazione dei Dati Personali
- I dati personali sono conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale con il fornitore e/o con il cliente, e anche successivamente per il termine di 10 anni a far data dallo scioglimento di tale rapporto, in considerazione del termine obbligatorio di tenuta delle scritture contabili e del termine di prescrizione di eventuali pretese nascenti dai rapporti intercorsi tra Titolare e fornitore e/o cliente, previsti dalla legge.
- Nel caso in cui sorga contenzioso tra il Titolare e il fornitore e/o il cliente, il termine di conservazione sarà prolungato per tutta la durata di tale contenzioso e per i 10 anni successivi alla sua soluzione definitiva (es. accordo transattivo o sentenza passata in giudicato).
9. Diritti dell’Interessato
- In ogni momento ciascun interessato potrà far valere nei confronti del Titolare i diritti previsti dagli artt. da 15 a 22 del Regolamento, ovvero il diritto di richiedere:
- l’accesso ai dati personali, ovvero di conoscere i propri dati personali conservati dal Titolare, le finalità per cui sono trattati, la loro origine e le altre informazioni previste dall’art. 15 del Regolamento;
- la rettifica dei dati personali in caso di inesattezza degli stessi;
- la cancellazione dei dati personali (c.d. ‘diritto all’oblio’);
- la limitazione del trattamento dei dati personali, ovvero il diritto di ottenere la sospensione del trattamento dei dati personali per il periodo necessario a verificare la richiesta di correzione dei dati personali, oppure negli altri casi previsti dall’art. 18 del Regolamento.
Inoltre, spettano a ciascun interessato:
- il diritto alla portabilità dei dati, ossia il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali – anche chiedendone il diretto trasferimento ad altro titolare (rispetto a quei dati il cui trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati);
- il diritto di proporre reclamo al Garante della Protezione dei Dati, oppure all’Autorità di Controllo del luogo dove risiede, lavora o dove è avvenuta la violazione, ove ritenga che il trattamento dei dati personali sia avvenuto in violazione del Regolamento.
- il diritto di opporsi al trattamento dei dati ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e o f) del Regolamento, ossia quando il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o per il perseguimento del legittimo interesse del titolare.
- Le richieste vanno rivolte per iscritto al Titolare ai recapiti sotto indicati.
10. Titolare del Trattamento
- Il titolare del trattamento è Sama S.p.A., Cod. Fisc. 11840620154, P.Iva 03470550280, con sede legale a (35040) Ponso (PD), Via Vittorio, 88. Richieste di chiarimenti su questa Policy e le richieste per l’esercizio dei diritti prescritti dalla legge e/o qui descritti potranno essere presentate a questi contatti: tel. 0429/656170 – e-mail privacy@samafood.eu.
Privacy – Informativa per clienti e fornitori – v. 2 – marzo 2021 – Privacy
